Veel organisaties die processen willen automatiseren, kijken direct naar externe RPA-tools. Begrijpelijk, want het lijkt dé manier om repetitieve taken uit handen te nemen. Maar in de praktijk blijkt dit vaak omslachtig, foutgevoelig en onnodig kostbaar. Wie al werkt met een krachtig ERP- of CRM-platform zoals Salesforce in combinatie met Rootstock ERP, heeft vaak alle benodigde tools al in huis.
Bij Balanced Force zien we keer op keer hoe je met de juiste inrichting van standaard flow-functionaliteiten slimme automatisering kunt realiseren – direct binnen je eigen platform. Zonder extra softwarelagen, zonder afhankelijkheden, en met meer grip op je data.
De valkuil van externe RPA-tools
Externe RPA-oplossingen werken vaak als een verbindingslaag tussen verschillende systemen. Bots die gegevens overzetten van het ene naar het andere systeem, afhankelijk van API’s of zelfs scherminterfaces. Dat maakt ze kwetsbaar. Een kleine wijziging in een knop of veld kan al leiden tot storingen. Bots vallen stil en moeten opnieuw worden ingericht, getest en beheerd.
Daarbovenop komen licentie- en onderhoudskosten én een verhoogde druk op IT-beheer. Ook op het gebied van compliance kan dit problematisch zijn, want zodra data via externe systemen loopt, ontstaan er extra risico’s.
Wat interne automatisering juist zo krachtig maakt
Automatiseren binnen je bestaande ERP- of CRM-omgeving biedt directe toegang tot bedrijfsdata. Processen kunnen veel efficiënter worden ingericht, zonder dat je hoeft te vertrouwen op externe koppelingen of scripts.
Daarnaast blijf je binnen de infrastructuur van je organisatie. Minder beheer, minder foutkansen, en veel snellere doorlooptijden. Bovendien is het aanpassen van workflows eenvoudig, zonder dat daar specifieke kennis van een aparte RPA-tool voor nodig is. Ook op het gebied van beveiliging en AVG-compliance biedt interne automatisering voordelen: de data verlaat je platform niet.
Automatische boekingsflow in de praktijk
Bij een fintech-klant met een webshop ontstond de wens om de verwerking van ontvangsten uit betalingen te automatiseren. Waar dit proces eerst handmatig verliep, hebben we een automatische boekingsflow opgezet binnen het bestaande Salesforce/Rootstock ERP-platform.
Facturen werden automatisch vertaald naar bankboekingen, zonder handmatige verwerking. Alleen uitzonderingen zoals provisies en servicekosten vereisten nog handmatige acties. Het resultaat: 98% van alle transacties werd volledig automatisch verwerkt. Dat betekende een aanzienlijke tijdswinst, minder fouten en volledige controle op het proces.
Hoe je zelf kunt starten
Een goede aanpak begint met het inventariseren van repeterende, handmatige processen. Denk aan factuurverwerking, voorraadbeheer of klantgegevensbeheer. Vervolgens kijk je naar de automatiseringsmogelijkheden die je platform al biedt. Moderne cloudgebaseerde systemen zoals Salesforce beschikken vaak over krachtige tools voor flows en workflows die de meeste RPA-taken overbodig maken.
Door slim gebruik te maken van wat je al hebt, vermijd je extra complexiteit, bespaar je kosten en bouw je aan een betrouwbaarder en flexibeler proceslandschap.
Conclusie
Externe RPA-oplossingen lijken aantrekkelijk, maar brengen vaak onnodige complexiteit, hogere kosten en risico’s met zich mee. Door automatisering slim in te richten binnen je bestaande platform, benut je de kracht van je huidige IT-omgeving en zet je een grote stap richting efficiënter werken.
Bij Balanced Force helpen we organisaties dagelijks om hun ERP-platform te gebruiken als motor voor procesoptimalisatie. Wil je weten wat er voor jouw organisatie mogelijk is? We gaan graag het gesprek aan.
