In de dynamische wereld van projectmanagement zijn er twee cruciale pijlers die het succes van een project bepalen: financieel projectmanagement en operationeel projectmanagement. Hoewel beide disciplines onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, hebben ze elk hun eigen focus, doelstellingen en uitdagingen. Het effectief integreren van deze twee aspecten is essentieel voor het behalen van optimale projectresultaten.
Financieel Projectmanagement: De Cijfermatige Ruggengraat
Financieel projectmanagement richt zich op het beheersen van de financiële aspecten van een project. Dit omvat onder andere:
- Budgettering: Het opstellen van een gedetailleerd financieel plan dat de verwachte inkomsten en uitgaven van het project in kaart brengt.
- Kostenbewaking: Continu monitoren van de werkelijke kosten ten opzichte van het budget om financiële overschrijdingen tijdig te signaleren.
- Prognoses: Het voorspellen van toekomstige financiële prestaties op basis van huidige data en trends.
- Facturatie en BTW-afhandeling: Zorgen voor tijdige en correcte facturering aan klanten en het naleven van belastingverplichtingen.
Een veelvoorkomende uitdaging binnen financieel projectmanagement is het verkrijgen van nauwkeurige en tijdige informatie vanuit de operationele kant van het project. Financiële teams klagen vaak dat ze onvoldoende inzicht hebben in de kosten die tijdens de uitvoering worden gemaakt, wat het lastig maakt om een actueel financieel overzicht te behouden.
Operationeel Projectmanagement: De Motor van Uitvoering
Operationeel projectmanagement concentreert zich op de praktische uitvoering en het beheer van projectactiviteiten. Belangrijke aspecten zijn onder andere:
- Levertijden: Het plannen en bewaken van deadlines om tijdige oplevering te garanderen.
- Capaciteitsplanning: Het efficiënt inzetten van middelen zoals personeel, apparatuur en materialen.
- Kwaliteitscontrole: Het waarborgen dat het projectresultaat voldoet aan de gestelde kwaliteitsnormen.
- Logistiek en Installatie: Coördineren van transport, installatie op locatie en turnkey-oplossingen.
Operationele teams ervaren vaak dat traditionele boekhoudsystemen niet voldoen aan hun behoeften. Deze systemen zijn soms gebruiksonvriendelijk en leveren niet de benodigde informatie om het project effectief aan te sturen.
De Kloof Tussen Financieel en Operationeel Management
Historisch gezien opereerden financieel en operationeel projectmanagement vaak in afzonderlijke silo’s, elk met hun eigen systemen en processen. Dit leidde tot miscommunicatie, inefficiënties en een gebrek aan een holistisch overzicht van het project. Financiële teams hadden moeite om actuele operationele data te verkrijgen, terwijl operationele teams gefrustreerd raakten door financiële systemen die niet aansloten bij hun dagelijkse werkzaamheden.
Naar een Geïntegreerde Aanpak
De oplossing ligt in het implementeren van geïntegreerde systemen die zowel financiële als operationele processen ondersteunen. Moderne Enterprise Resource Planning (ERP) systemen, zoals Salesforce ERP, bieden een gezamenlijk perspectief op het project, waardoor beide teams toegang hebben tot real-time data en inzichten. Deze geïntegreerde benadering bevordert samenwerking, verhoogt de efficiëntie en zorgt voor een meer gebruikersvriendelijke ervaring.
Bij Balanced Force hebben we ervaring met het implementeren van dergelijke geïntegreerde oplossingen. Een voorbeeld hiervan is de integratie van Gantt-charts in Rootstock, waardoor zowel financiële als operationele teams beter kunnen plannen en samenwerken.
Optimalisatie na Livegang
Het werk stopt niet na de implementatie van een nieuw systeem. Continue optimalisatie is cruciaal om ervoor te zorgen dat het systeem blijft voldoen aan de veranderende behoeften van de organisatie. Door processen te verbeteren en systemen aan te passen, kunnen verwerkingskosten worden verlaagd en de bruikbaarheid worden gemaximaliseerd, wat uiteindelijk leidt tot meer klantwaarde.
Conclusie
Het succesvol managen van projecten vereist een harmonieuze samenwerking tussen financieel en operationeel projectmanagement. Door de kloof tussen deze disciplines te overbruggen en te investeren in geïntegreerde systemen, kunnen organisaties efficiënter werken, betere resultaten behalen en een concurrentievoordeel realiseren in de markt.
