DE KRACHT VAN AUTOMATISERING
d.velop: grip op documenten, ruimte voor groei
Bevrijd uzelf van handmatige processen, losse documenten en hoge administratieve lasten. d.velop is een van Europa’s toonaangevende platforms voor enterprise content management. Het systeem zorgt ervoor dat documenten veilig, centraal en altijd toegankelijk zijn. Van inkomende facturen tot digitale archieven, alles is snel vindbaar en volledig geïntegreerd. Zo ontstaat er ruimte voor meer efficiëntie en focus op uw kernactiviteiten.
Bij ERP in combinatie documentbeheer denk je meteen aan factuurverwerking. Naast het inscannen van facturen en het verwerken van digitaal aangeleverde inkoopfacturen bent u direct voorgesorteerd op de nieuwe wetgeving voor inkomende E-Invoicing. Via de Peppol integratie is de oplossing is overigens ook de oplossing voor de uitgaande facturenstroom.
De oplossing matched de (gedigitaliseerde) inkoopfactuur met de openstaande inkooporder regels in Rootstock ERP. Is kan een multi-level goedkeuringsschema worden opgesteld waarbij, bijvoorbeeld de ene afdeling ontvangen aantallen en de andere de berekende prijzen controleert Verschillen kunnen handmatig of automatisch gefiatteerd worden en naar grootboekrekeningen en kostenplaatsen in Rootstock worden toegerekend voordat een eindverantwoordelijke goedkeurt en er volautomatisch geboekt wordt.
Bij facturen waarvoor geen inkooporder voorhanden is helpt AI bij het bepalen van de juiste grootboekrekeningen en kostenplaatsen in Rootstock. En bij uitzonderlijke facturen kan je de goedkeuring direct doorzetten naar een collega of een andere afdeling.
Vanuit het ERP gedeelte kan precies getoond worden welke facturen er nog in de pijplijn zitten en bij wie deze liggen, handig voor de periodesluiting. Nadat de facturen verwerkt zijn kan je vanuit de crediteur en de inkooporder de historie van de factuurdocumenten inzien in Salesforce.
Het documentbeheersysteem waarborgt natuurlijk ook uw wettelijke bewaarplicht. Een van de mooie features van d.velop is dat van inkomende en uitgaande E-invoices ook een PDF gemaakt wordt zodat deze leesbaar zijn voor eindgebruikers.
Documentbeheer en ERP onlosmakelijk verbonden
Met d.velop worden documenten en ERP één geheel
Het paradepaardje van ERP in combinatie met een documentbeheersysteem is de factuurverwerking maar dat is in de meeste bedrijven maar een van de vele documenten die onlosmakelijk verbonden is met een ERP transactie. Een paar voorbeelden. Garantiedocumenten van leveranciers, Inkoopcontracten, uitgaande facturen, vrachtbrieven, onkosten declaraties, pakbonnen etc. Van Certificate of Analysis tot groenkeurmerk veel ERP gerelateerde informatie is vastgelegd in documenten. Alleen al daarom wil je een DMS dat direct verbonden is met ERP zodat je vanuit de transactie direct het bijbehorende document kan openen. Openstaande post is factuurdocument, goederenontvangst is pakbon, batch is COA, Zending is Garantievoorwaarden en product is keurmerk.
Zoeken wordt vinden met AI
Het documentbeheersysteem van d.velop beschikt over een AI, dit brengt enorme mogelijkheden met zich mee. Voorheen kon je zien dat er een document gekoppeld was aan een transactie, nu kan je een AI laten zoeken in dat document of, in een serie documenten.
Bijvoorbeeld, zoek de verschillen tussen het bestaande inkoopcontract en de nieuwe versie die mijn leverancier nu aanlevert. En je kan de ERP Data en de data die in documenten is vastgelegd nu samen ontsluiten, zoek de verschillen tussen het bestaande inkoopcontract en de nieuwe versie die mijn leverancier nu aanlevert en vertel mij hoeveel ik aan lopende bestellingen heb van ieder product waarvan de prijs is gewijzigd.
No more Garbage in
Garbage in is Garbage out is een bekend gezegde, ook daar helpt AI nu bij. De zwakke plek van ieder DMS is altijd het toevoegen van de juiste kenmerken geweest. Dit was nodig omdat er alleen op die kenmerken gezocht werd nu kan je ten eerste AI laten bepalen welke kenmerken er van toepassing zijn maar de agent kan de documenten nu ook lezen en dus is de noodzaak van het eindeloos toevoegen van kenmerken veel beperkter. Een voorbeeld, uw leverancier stuurt een Groenkeurmerk, u slaat deze op in DMS en de AI Agent koppelt het document aan de leverancier en voegt het label Keurmerk toe. Dit werkt drempelverlagend voor uw medewerkers en zo zorgt u voor betrouwbare gegevens in DMS.
Vice Versa
Dat data in documenten de ERP data verrijkt is maar een kant van het verhaal, het werkt ook andersom. Je kan nu in het documentbeheer een factuurdocument opzoeken en zien of deze betaald is, je kan van een pakbon zien of deze geleverd er zijn veel nieuwe mogelijkheden door de vervagende grens tussen document en transacties / stamgegevens in ERP. Zo komt het toonaangevende platform voor enterprise content management (ECM) echt tot leven. De kracht van het Salesforce platform in combinatie met documentmanagement versterkt de bedrijfsprocessen waarmee uw organisatie zich onderscheidt.
Goud verstopt in documenten
Naast de eerder genoemde voordelen zoals efficiency en compliance verbetering biedt een ECM in combinatie met de mogelijkheden van AI nog een buitengewone optie. Het zoeken naar patronen in documenten, zo kan een onderzoeksinstituut dat productfalen analyseert voor industriële klanten nu op basis van een grote hoeveelheid onderzoeksresultaten die zijn vastgelegd in het documentbeheersysteem nu bij nieuwe cases AI een historische analyse laten doen van vergelijkbare cases en met succes de top 5 mogelijke oorzaken laten voorspellen. Dit levert een enorme versnelling in de verwerking van nieuwe cases. Dergelijk voorbeelden tonen de onschatbare waarde van uw digitale documenten.